Thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ là nhiệm vụ rất quan trọng của công tác lưu trữ, vì vậy cần phải thực hiện thường xuyên, liên tục tại các lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử. Thu thập, bổ sung và bảo quản tài liệu có quan hệ đến hầu hết các nghiệp vụ của công tác lưu trữ. Làm tốt nhiệm vụ thu thập, bổ sung và bảo quản tài liệu sẽ góp phần hoàn chỉnh thành phần tài liệu trong từng Phông lưu trữ, từ đó tạo điều kiện tốt cho việc tổ chức khai thác, sử dụng và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ quốc gia nói chung và lưu trữ tỉnh Vĩnh Long nói riêng. Thấy được tầm quan trọng trong công tác thu thập, bổ sung tài liệu, ngay sau khi Luật lưu trữ có hiệu lực thi hành và các quy định liên quan được ban hành, Ủy ban nhân dân tỉnh Vĩnh Long đã tập trung chỉ đạo các cơ quan chuyên môn, cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ tăng cường công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ lịch sử, đặc biệt thu thập tài liệu cấp huyện mà trước đây chưa thực hiện. Thực tế tỉnh Vĩnh Long từ năm 2011 đến nay, Lưu trữ lịch sử tỉnh đã thu thập được 30 phông tài liệu cấp huyện với 2.450 hộp (khoảng 300 mét tài liệu) gồm các loại hình tài liệu: hành chính, khoa học kỹ thuật,... Kể cả kết quả thu thập được từ hai 02 Đề án giải quyết tài liệu tích đóng của 02 giai đoạn khác nhau (giai đoạn 2007 - 2010 và giai đoạn 2015 - 2019) thì Kho lưu trữ lịch sử tỉnh đang bảo quản 1.594 mét của 210 Phông lưu trữ tài liệu của các sở, ban, ngành tỉnh, các huyện thuộc 2 tỉnh Cửu Long và Vĩnh Long từ năm 1975 đến nay. Thực hiện Quyết định số 664/QĐ-TTg, ngày 31/5/2012 của Thủ tướng Chính phủ về sưu tầm tài liệu quý hiếm của Việt Nam về Việt Nam. Theo đó, Ủy ban Nhân dân tỉnh đã ban hành Công văn số 2912/UBND-HCTC, ngày 09/10/2013 về sưu tầm tài liệu lưu trữ quý, hiếm của tỉnh qua các thời kỳ lịch sử. Lưu trữ lịch sử tỉnh tích cực thực hiện triển khai điều tra, thống kê tài liệu cá nhân của Cố Thủ tướng Võ Văn Kiệt, Cố Chủ tịch Hội đồng Bộ trưởng Phạm Hùng; các tài liệu quý hiếm dòng họ Lưu; các sắc phong Triều Nguyễn. Công tác sưu tầm thu thập tài liệu lưu trữ quý hiếm của tỉnh bước đầu đạt hiệu quả tích cực. Công tác thu thập, bảo quản tài liệu tại Kho lưu trữ tỉnh đã phát huy tác dụng trong những năm qua, tài liệu lưu trữ không những phục vụ khai thác kịp thời cho Lãnh đạo các cấp trong tỉnh, các cơ quan, tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước mà nó còn phát huy được giá trị lịch sử trong sự nghiệp xây dựng và bảo vệ tổ quốc.

Cho đến nay, Ngành lưu trữ đã xây dựng và ban hành một hệ thống văn bản khá đầy đủ, góp phần tạo hành lang pháp lý cho việc triển khai thực hiện các chủ trương của Đảng và chính sách của Nhà nước về việc quản lý và phát triển Ngành lưu trữ. Đồng thời, hệ thống văn bản đó cũng góp phần thực hiện thống nhất về nghiệp vụ lưu trữ trong phạm vi toàn quốc nói chung và tỉnh Vĩnh Long nói riêng. Tuy vậy, việc thực thi trong thực tế còn nhiều hạn chế, chưa hiệu quả trong công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ lịch sử cụ thể như sau:

Công tác thu thập tài liệu ở các lưu trữ cơ quan vẫn được coi là một khâu yếu của công tác lưu trữ. Ở nhiều cơ quan, đơn vị khi đã giải quyết xong công việc tài liệu vẫn được bảo quản tại các bộ phận chuyên môn, chưa lập được hồ sơ. Hầu hết các Lưu trữ cơ quan thu thập tài liệu ở thế bị động, chưa chủ động lập kế hoạch thu thập cho từng năm. Thứ nhất, cơ quan chưa có phòng dành cho lưu trữ để quản lý, bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu của cơ quan. Thứ hai, chưa có công chức, viên chức làm nhiệm vụ lưu trữ chỉ làm kiêm nhiệm nên không có thời gian dành cho công tác nầy. Thứ ba, cán bộ chuyên môn chưa ý thức được việc giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan hàng năm. Càng khó khăn hơn công tác thu thập tài liệu từ các cơ quan, tổ chức cấp huyện thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh. Việc chuẩn bị cơ sở vật chất như: kho tàng, giá, hộp,...để tiếp nhận tài liệu vào Kho lưu trữ cơ quan chưa đáp ứng yêu cầu, phần lớn giao nộp theo bó, gói. Thực tế cho thấy, công tác văn thư thực hiện chưa tốt sẽ là "vấn nạn" cho công tác lưu trữ sau nầy.

Nhận thức về tầm quan trọng trong công tác lưu trữ của lãnh đạo các cơ quan, tổ chức nhất là vai trò của người đứng đầu hiện nay là chưa đầy đủ, chưa có sự quan tâm đúng mức, còn xem nhẹ pháp luật về lưu trữ, về hoạt động văn thư, lưu trữ của cơ quan, đơn vị mình, chỉ thấy quan trọng khi nào cần đến nó. Tình trạng tài liệu còn bó gói, tích đống vẫn còn phổ biến trong các cơ quan đơn vị nhiều. Nhiều cơ quan đã chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu trước năm 2010 nay không còn phù hợp với quy định về thời hạn bảo quản hiện hành, nên cũng ảnh hưởng không nhỏ đến việc giao nộp tài liệu từ các nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh. Những tồn tại, hạn chế trên là do những nguyên nhân chủ yếu sau:

Thứ nhất, do khó khăn về kinh phí, nguồn nhân lực nên các công việc xử lý nghiệp vụ lưu trữ mới chỉ thực hiện ở mức độ rất hạn chế, một số ít tài liệu được phân loại, sắp xếp sơ bộ và công cụ tra cứu chủ yếu là sổ đăng ký văn bản đi, đến; tài liệu lưu trữ được hình thành ngày càng nhiều nhưng với cách quản lý như hiện nay chưa có sự gắn kết giữa văn bản giấy và văn bản điện tử, khiến việc khai thác gặp nhiều khó khăn. Mặt khác, nhiều văn bản của Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước mang tính chất hướng dẫn và đề nghị lãnh đạo các cấp chỉ đạo các Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh thực hiện. Chưa có chế tài xử lý những trường hợp vi phạm dẫn đến việc thu nộp tài liệu lưu trữ từ nhiều năm nay ở các cơ quan, tổ chức ở địa phương gặp rất nhiều khó khăn và phụ thuộc nhiều vào sự am hiểu của lãnh đạo. Nơi nào lãnh đạo quan tâm và chỉ đạo sát sao thì công tác thu thập tài liệu nộp lưu có hiệu quả và ngược lại.

Thứ hai, lãnh đạo các cấp chưa thường xuyên kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ nói chung và việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan và Lưu trữ lịch sử của cơ quan, đơn vị mình. Sau khi giải quyết xong công việc hầu hết tài liệu vẫn bảo quản tại nơi làm việc, không được lập hồ sơ, không nộp vào Lưu trữ cơ quan, đây là vấn đề nan giải mà từ trước đến nay vẫn tồn tại, dẫn đến khó khăn cho công tác thống kê nhà nước về tài liệu lưu trữ và thu thập vào Lưu trữ lịch sử để bảo quản và phát huy giá trị, càng khó khăn hơn đối với việc giao nộp tài liệu từ cơ quan quân sự, Công an tỉnh theo quy định tại Khoản 2 Điều 21 Luật lưu trữ và Điều 14 Khoản 1 Nghị định 01/2013/NĐ-CP, ngày 03/01/2013 của Chính phủ vì chưa được sự hợp tác thống nhất đối với tài liệu đã đến và quá hạn nộp lưu của hai ngành này, kể cả ngành điện lực cũng vậy.

Thứ ba, khối lượng tài liệu tích đống ngày càng nhiều trong các cơ quan, đơn vị nhưng nhân lực thực hiện công tác chỉnh lý thiếu và yếu về chuyên môn nghiệp vụ. Cùng với đó, tài liệu thu nhận vào kho lưu trữ cơ quan không được sắp xếp, lựa chọn, hồ sơ chưa được đánh giá giá trị chính xác. Công tác bồi dưỡng nghiệp vụ hàng năm cho cán bộ, công chức, viên chức chỉ có hiệu quả cho công tác văn thư, công tác lưu trữ chưa đạt yêu cầu (bồi dưỡng chỉ nghiên nhiều về lý thuyết thiếu thực hành) nên không thể giải quyết được việc chỉnh lý khối tài liệu tồn đọng của đơn vị.

Thứ tư, thực tế hiện việc thu thập tài liệu vào Lưu trữ lịch sử phải thực hiện bằng Quyết định của UBND tỉnh hoặc Sở Nội vụ thì mới đủ tầm, nếu thực hiện Thông tư theo số 15/2014/TT-BNV thì Trung tâm Lưu trữ lịch sử thuộc Chi cục thực hiện việc thu thập tài liệu từ các nguồn nộp lưu là rất khó khăn.

Để đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ về công tác thu thập tài liệu từ các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử trong giai đoạn hiện nay và những năm tiếp theo, chúng ta cần có những giải pháp sau:

Thứ nhất, Nhà nước sớm hỗ trợ kinh phí đầu tư xây dựng Kho lưu trữ chuyên dụng cấp tỉnh theo tinh thần Quyết định số 1784/QĐ, ngày 24/9/2010 của Thủ tướng Chính phủ để tỉnh Vĩnh Long tiến hành xây Kho kịp thời mới có đủ diện tích thu nhận tài liệu từ các nguồn nộp lưu cấp tỉnh và cấp huyện tập trung bảo quản an toàn tại Lưu trữ lịch sử tỉnh theo quy định của Luật Lưu trữ.

Thứ hai, có thưởng, phạt trách nhiệm của người đứng đầu trong chỉ đạo, kiểm tra hướng dẫn việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, đơn vị mình theo quy định hiện hành của Nhà nước.

Thứ ba, để việc thu thập tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử đạt chất lượng, số lượng đảm bảo tính toàn vẹn một Phông lưu trữ và đúng theo thời hạn thì nhất thiết mỗi cơ quan, đơn vị phải làm tốt việc sắp xếp, đánh giá giá trị tài liệu và thực hiện nghiêm việc nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan để hàng năm Lưu trữ cơ quan lựa chọn hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn nộp vào Lưu trữ lịch sử.

Thứ tư, thủ trưởng cơ quan phải kiên quyết chỉ đạo công tác lập hồ sơ công việc của công chức, viên chức trong cơ quan mình, xem công tác nầy là một trong những nhiệm vụ quan trọng để đánh giá cán bộ, công chức, viên chức về mức hoàn thành nhiệm vụ hàng năm trong bình xét thi đua của đơn vị. Làm được việc này thì mới giải quyết được nạn tài liệu tồn đọng, tích đống đã tồn tại nhiều năm qua. Đồng thời ưu tiên bố trí kinh phí, các thiết bị cần thiết cho hoạt động văn thư, lưu trữ và bảo quản tài liệu lưu trữ.

Thứ năm, con người là yếu tố quyết định sự thành công của công việc, vậy nên việc bố trí công chức, viên chức thực hiện nhiệm vụ văn thư, lưu trữ phải đảm bảo đúng chuyên ngành văn thư, lưu trữ vì thực tế công việc đã chứng minh được điều đó, công tác văn thư thực hiện tốt là tiền đề cho phát triển công tác lưu trữ.

Minh Chiến – CCVTLT