Để nắm lại tình hình thực hiện quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh Vĩnh Long. Ngày 22 tháng 8 năm 2017 Sở Nội vụ ban hành kế hoạch số 302/KH-SNV về việc kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ năm 2017, thời gian kiểm tra từ ngày 25 đến sáng 29 tháng 9 năm 2017 với một số nội dung chủ yếu như: Vể tổ chức cán bộ làm văn thư, lưu trữ; Công tác lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan; Thể thức kỹ thuật trình bày văn bản và việc ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ, Danh mục hồ sơ cơ quan; Quản lý văn bản đi, đến và ứng dụng công nghệ thông tin; Công tác báo cáo thống kê hàng năm, báo cáo định kỳ 6 tháng, năm; Thu thập, chỉnh lý và giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử; Kho tàng trang thiết bị bảo quản tài liệu; Kiến nghị đề xuất về công tác văn thư lưu trữ.
Qua tình hình kiểm tra thực tế tại một số Sở ngành, Phòng Nội vụ các huyện, thị xã, thành phố, nhìn chung công tác văn thư , lưu trữ thực hiện tốt, cá nhân lập được hồ sơ công việc, thể thức trình bày văn bản thực hiện theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ, hàng năm lưu trữ cơ quan tiến hành thu thập, chỉnh lý và nộp lưu vào lưu trữ cơ quan, tổ chức ứng dụng phần mềm quản lý văn bản đi – đến và lập hồ sơ công việc trên máy vi tính, các cơ quan đều bố trí được kho bảo quản tài liệu nhưng diện tích còn hạn hẹp không đáp ứng được yêu cầu bảo quản, đặc biệt Kho bạc Nhà nước tỉnh Vĩnh Long đã bố trí được 03 kho bảo quản chuyên dụng diện tích khoảng 300m2 với đầy đủ các thiết bị quản quản hiện đại. Phần lớn công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ làm kiêm nhiệm nên cũng chưa tập trung hết vào công tác chuyên môn, một số công chức, viên chức thực hiện nhiệm vụ nhưng trình độ không đúng chuyên ngành đào tạo. Công tác lập hồ sơ công việc vẫn còn một vài đơn vị chưa triển khai thực hiện, công văn đến còn lưu tại văn thư cơ quan chưa chuyển cho cán bộ trực tiếp thực hiện để lập hồ sơ công việc. Các kiến nghị đề xuất chủ yếu đề nghị thường xuyên mở các lớp tập huấn về văn thư, lưu trữ và thực hiện chế độ độc hại cho cán bộ làm văn thư, lưu trữ.
Thanh Toàn – Chi cục Văn thư – Lưu trữ